Η ώρα που ζητά ένας πελάτης το τιμολόγιό του δεν είναι η καλύτερη στιγμή για να οργανώσουμε από την αρχή τα στοιχεία της επιχείρησης. Τότε εμφανίζονται τα μικρά κενά: μια παλιά διεύθυνση, μια ασαφής περιγραφή υπηρεσίας, μια τιμή που δεν συμφωνεί με την προσφορά. Η προετοιμασία πριν από την έκδοση μειώνει τις βιαστικές αποφάσεις και κάνει ευκολότερη τη συνεργασία με τον λογιστή.
Το εργαλείο δεν αντικαθιστά τη σωστή αρχική ρύθμιση
Η ΑΑΔΕ διαθέτει το δωρεάν timologio για ψηφιακή έκδοση παραστατικών και ταυτόχρονη διαβίβαση στο myDATA. Στην εφαρμογή οργανώνονται, μεταξύ άλλων, το προφίλ της επιχείρησης, το πελατολόγιο και τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες. Αυτή η δομή έχει αξία όταν τα αρχικά δεδομένα είναι σωστά.
Πριν από την πρώτη πραγματική έκδοση, συμφωνούμε με τον λογιστή ποια παραστατικά χρησιμοποιούμε για τις συναλλαγές μας και πώς πρέπει να ρυθμιστούν οι φορολογικές επιλογές. Δεν επιλέγουμε συντελεστές, απαλλαγές ή χαρακτηρισμούς επειδή μοιάζουν με το παράδειγμα μιας άλλης επιχείρησης. Δύο επαγγελματίες με παρόμοιο αντικείμενο μπορεί να έχουν διαφορετικές περιπτώσεις συναλλαγών.
Ένα καθαρό αρχείο πελατών
Ζητάμε εγκαίρως τα στοιχεία που χρειάζονται για το παραστατικό και τα επιβεβαιώνουμε με τον πελάτη. Προσέχουμε ιδιαίτερα την ταυτότητα του αντισυμβαλλομένου: η εμπορική ονομασία με την οποία γνωρίζουμε ένα κατάστημα δεν είναι πάντα η επωνυμία που πρέπει να αναγραφεί. Κρατάμε χωριστά το email αποστολής, ώστε να μη χαθεί το έγγραφο σε μια παλιά διεύθυνση επικοινωνίας.
Η καταχώριση γίνεται σε ένα συγκεκριμένο αρχείο ή σύστημα, όχι σε διάσπαρτα μηνύματα. Αν αλλάξουν στοιχεία, σημειώνουμε πότε ενημερώθηκαν και ελέγχουμε την επόμενη συναλλαγή. Η διαδικασία δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη: αρκεί να γνωρίζουμε ποιο αρχείο θεωρούμε ενημερωμένο και ποιος έχει την ευθύνη να το αλλάζει.
Η περιγραφή πρέπει να αναγνωρίζεται και μετά από μήνες
Το «υπηρεσίες» μπορεί να μην εξηγεί επαρκώς τι αφορά μια χρέωση. Μια λειτουργική περιγραφή συνδέεται με την πραγματική συμφωνία: για παράδειγμα, «σχεδιασμός τετρασέλιδου εντύπου σύμφωνα με την προσφορά Χ». Το παράδειγμα δείχνει τον βαθμό σαφήνειας· δεν αποτελεί έτοιμο φορολογικό υπόδειγμα για κάθε επάγγελμα.
Διαχωρίζουμε ποσότητα, τιμή και συμφωνημένες εκπτώσεις. Αν μια συνεργασία έχει διαδοχικά στάδια, κρατάμε σημειώσεις για το τι έχει ήδη τιμολογηθεί, ώστε να αποφεύγονται διπλές χρεώσεις ή παραλείψεις. Η ημερομηνία και ο τρόπος έκδοσης καθορίζονται με βάση τις υποχρεώσεις της συγκεκριμένης συναλλαγής, όχι με βάση το πότε βρήκαμε χρόνο να ανοίξουμε την εφαρμογή.
Ο μικρός έλεγχος πριν από την οριστικοποίηση
Συγκρίνουμε το παραστατικό με τη συμφωνία ή την παραγγελία: σωστός πελάτης, σωστή υπηρεσία, ποσότητα και αξία. Έπειτα ελέγχουμε τις φορολογικές ρυθμίσεις που έχουμε επιβεβαιώσει με τον λογιστή. Αν κάτι δεν είναι σαφές, σταματάμε πριν από την οριστική έκδοση. Δεν δημιουργούμε πραγματικά παραστατικά απλώς για να δοκιμάσουμε κουμπιά.
Μετά την έκδοση, ελέγχουμε το αποτέλεσμα που εμφανίζει το εργαλείο και τυχόν μήνυμα αποτυχίας διαβίβασης. Ένα αποθηκευμένο PDF δεν μας απαλλάσσει από τον έλεγχο της κατάστασης. Αν εμφανιστεί πρόβλημα, καταγράφουμε το μήνυμα και ζητάμε καθοδήγηση, αντί να εκδίδουμε αμέσως δεύτερο παραστατικό για την ίδια συναλλαγή.
Από το παραστατικό στην είσπραξη
Η έκδοση και η πληρωμή είναι διαφορετικά γεγονότα. Κρατάμε έναν απλό πίνακα με αριθμό παραστατικού, πελάτη, ποσό, συμφωνημένη προθεσμία και κατάσταση εξόφλησης. Έτσι, ένα τιμολόγιο που στάλθηκε δεν εμφανίζεται αυτόματα ως χρήματα που μπήκαν στο ταμείο. Η διάκριση βοηθά ιδιαίτερα όταν υπάρχουν τμηματικές πληρωμές.
Ορίζουμε μια σταθερή εβδομαδιαία στιγμή για έλεγχο εκκρεμοτήτων και οργανώνουμε τα αρχεία με συνεπή ονομασία. Για συγκεκριμένες υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης συμβουλευόμαστε τις τρέχουσες διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ και τον λογιστή, επειδή το πεδίο εφαρμογής δεν προκύπτει μόνο από το μέγεθος της επιχείρησης.
Μια μικρή επιχείρηση δεν χρειάζεται περισσότερη γραφειοκρατία. Χρειάζεται μια επαναλαμβανόμενη διαδρομή, από τη συμφωνία μέχρι την είσπραξη, στην οποία κάθε βήμα αφήνει καθαρό ίχνος. Όταν αυτή η διαδρομή λειτουργεί, η τιμολόγηση παύει να είναι δουλειά της τελευταίας στιγμής.
