Μια καλή εβδομάδα πωλήσεων μπορεί να συμπέσει με μια δύσκολη εβδομάδα πληρωμών. Το τιμολόγιο έχει εκδοθεί, ο πελάτης θα εξοφλήσει αργότερα, αλλά ο προμηθευτής και το ενοίκιο περιμένουν τώρα. Γι’ αυτό η παρακολούθηση του αποτελέσματος και η παρακολούθηση του ταμείου χρειάζονται διαφορετικές ερωτήσεις.
Το κέρδος και η διαθέσιμη ρευστότητα δεν είναι το ίδιο μέγεθος. Ο τζίρος περιγράφει πωλήσεις, ενώ το ταμείο δείχνει χρήματα που είναι διαθέσιμα σε συγκεκριμένη στιγμή. Μια συμφωνημένη πώληση δεν μετατρέπεται αυτομάτως σε τραπεζικό υπόλοιπο, όπως και μια προγραμματισμένη πληρωμή δεν εξαφανίζεται επειδή ο μήνας φαίνεται κερδοφόρος.
Ξεκίνα από τα χρήματα που υπάρχουν
Ένα απλό φύλλο εργασίας μπορεί να αρχίζει με το διαθέσιμο υπόλοιπο και να καταγράφει, ανά εβδομάδα, αναμενόμενες εισπράξεις και πληρωμές. Το άθροισμα της προηγούμενης εβδομάδας μεταφέρεται στην επόμενη. Η εικόνα χρειάζεται συμφωνία με τα πραγματικά στοιχεία του ταμείου και της τράπεζας, ώστε το αρχικό ποσό να μην είναι εκτίμηση από μνήμης.
Η επίσημη αυστραλιανή επιχειρηματική πύλη business.gov.au διαθέτει οδηγό διαχείρισης ταμειακών ροών. Η βασική οργανωτική ιδέα είναι χρήσιμη και εκτός Αυστραλίας: η επιχείρηση χρειάζεται εικόνα των χρημάτων που εισέρχονται και εξέρχονται. Οι τοπικοί φορολογικοί κανόνες, όμως, δεν μεταφέρονται από χώρα σε χώρα· οι ελληνικές υποχρεώσεις επιβεβαιώνονται με τον λογιστή.
Ένα παράδειγμα που δείχνει τη διαφορά
Ας υποθέσουμε ότι μια μικρή επιχείρηση αρχίζει την εβδομάδα με 4.000 ευρώ. Περιμένει εισπράξεις 7.000 ευρώ και έχει πληρωμές 8.500 ευρώ. Το προγραμματισμένο τελικό υπόλοιπο είναι 2.500 ευρώ: 4.000 + 7.000 − 8.500. Πρόκειται για απλοποιημένο παράδειγμα ταμείου, όχι για υπολογισμό κέρδους ή για πραγματικά στοιχεία εταιρείας.
Αν μια είσπραξη 3.000 ευρώ μεταφερθεί στην επόμενη εβδομάδα, το ίδιο σχέδιο οδηγεί σε έλλειμμα 500 ευρώ. Η πώληση μπορεί να παραμένει καταγεγραμμένη, αλλά τα χρήματα δεν είναι διαθέσιμα όταν χρειάζονται. Αυτό είναι το πρόβλημα που πρέπει να φανεί εγκαίρως στο ημερολόγιο πληρωμών.
Αντί να αντιμετωπίζεται όλο το ποσό των αναμενόμενων εισπράξεων ως βέβαιο, κάθε γραμμή μπορεί να συνοδεύεται από ημερομηνία, υπεύθυνο επικοινωνίας και βαθμό επιβεβαίωσης. Ένα τιμολόγιο με συγκεκριμένη συμφωνία εξόφλησης δεν έχει την ίδια βεβαιότητα με μια προσφορά που δεν έχει ακόμη γίνει δεκτή.
Χώρισε το βασικό σχέδιο από το δύσκολο σενάριο
Μια πρακτική επιλογή είναι να εξετάζονται οι επόμενες δεκατρείς εβδομάδες. Δεν είναι μαγικός αριθμός ούτε υποχρεωτικό πρότυπο. Είναι ένας διαχειρίσιμος ορίζοντας που επιτρέπει να φανούν αρκετές επαναλαμβανόμενες πληρωμές. Το φύλλο μπορεί να έχει ένα βασικό σενάριο και ένα δεύτερο με καθυστερήσεις σε σημαντικές εισπράξεις.
Στις εκροές μπαίνουν οι πραγματικές ημερομηνίες που αναμένονται μισθοδοσία, προμηθευτές, ενοίκια, δόσεις και φορολογικές πληρωμές. Δεν αρκεί να μοιραστεί ένα ετήσιο σύνολο στα δώδεκα. Μια μεγάλη υποχρέωση που λήγει σε μία ημέρα μπορεί να πιέσει το ταμείο, ακόμη κι αν ο μέσος μηνιαίος αριθμός φαίνεται άνετος.
Μην αντιμετωπίζεις κάθε εισροή ως πώληση
Ένα δάνειο ή μια εισφορά του ιδιοκτήτη αυξάνει τα διαθέσιμα, αλλά δεν είναι έσοδο από πελάτη. Αν όλα μπουν στην ίδια γραμμή, μπορεί να δημιουργηθεί η εντύπωση ότι η λειτουργία αυτοχρηματοδοτείται ενώ στηρίζεται σε έκτακτη χρηματοδότηση. Η ίδια διάκριση χρειάζεται και στις εκροές, ώστε να φαίνεται τι αφορά την καθημερινή δραστηριότητα και τι μια ξεχωριστή επένδυση.
Οι εισπράξεις που περιλαμβάνουν φόρους επίσης δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται όλες ως ελεύθερο ποσό για νέες αγορές. Το φύλλο ταμείου παρακολουθεί όσα μπαίνουν και όσα θα βγουν, με τις σχετικές υποχρεώσεις να αποτυπώνονται στις σωστές ημερομηνίες. Η συμφωνία τους με τα λογιστικά στοιχεία χρειάζεται επαγγελματικό έλεγχο.
Μια σταθερή συνάντηση κάθε εβδομάδα
Η χρησιμότητα του αρχείου κρίνεται στην ενημέρωση. Σε μια σύντομη εβδομαδιαία συνάντηση, οι προβλέψεις αντικαθίστανται με πραγματικές εισπράξεις και πληρωμές, καταγράφονται οι αποκλίσεις και προστίθεται η επόμενη εβδομάδα. Όπου εμφανίζεται πίεση, η ομάδα συζητά εγκαίρως τις διαθέσιμες επιλογές με τους συνεργάτες της.
Δεν υπάρχει ένα ιδανικό ελάχιστο υπόλοιπο για όλες τις επιχειρήσεις. Άλλη εποχικότητα, άλλοι χρόνοι είσπραξης και άλλες υποχρεώσεις απαιτούν διαφορετικό περιθώριο. Ο στόχος του σχεδίου είναι συγκεκριμένος: να γνωρίζεις πότε μπορεί να λείψουν χρήματα, πριν χρειαστεί να τα αναζητήσεις επειγόντως.
